Privacyverklaring

1.1 nfs Zorg & Welzijn B.V., hierna de Praktijk, is verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen binnen haar dienstverlening. De Praktijk is ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 42089384. Het correspondentieadres is Theodorusdobbestraat 48 II, 1063 BW Amsterdam.

1.2 Privacyvragen en verzoeken kunnen worden gericht aan info@nfspsychologie.nl of +31 6 346 594 02. Gegevens van een functionaris voor gegevensbescherming worden vermeld indien een dergelijke functionaris is aangewezen.

1.3 Deze verklaring heeft betrekking op websitebezoekers, personen die contact opnemen of een kennismaking aanvragen, cliënten, deelnemers aan gezamenlijke gesprekken en andere personen van wie de Praktijk persoonsgegevens ontvangt. Onder betrokkene wordt verstaan de natuurlijke persoon op wie persoonsgegevens betrekking hebben.

1.4 Voor afzonderlijke activiteiten met wezenlijk andere verwerkingen wordt vooraf aanvullende informatie verstrekt. Deze verklaring vormt geen algemene toestemming voor behandeling, onderzoek of verstrekking van gegevens.

2.1 Afhankelijk van het contact en de dienstverlening verwerkt de Praktijk:

a. identificatie- en contactgegevens, waaronder naam, e-mailadres en telefoonnummer;

b. praktische gegevens, waaronder taalvoorkeur, beschikbaarheid, afspraken en deelname aan gezamenlijke gesprekken;

c. voor de zorg noodzakelijke gegevens over de hulpvraag, relevante persoonlijke omstandigheden, psychische gezondheid, diagnostische bevindingen, behandelafspraken en voortgang;

d. administratieve gegevens, waaronder factuur- en betalingsinformatie en correspondentie;

e. technische gegevens, waaronder boekingskenmerken, beperkte beveiligingsregistraties en browservoorkeuren;

f. gegevens die noodzakelijk zijn voor behandeling van een klacht, privacyverzoek of juridische aanspraak.

2.2 Gegevens worden rechtstreeks van de betrokkene verkregen of, waar rechtmatig, van een deelnemer, verwijzer of andere betrokken professional. Een boekingsaanvraag kan het e-mailadres van een tweede deelnemer bevatten. Waar relevant wordt de bron onderscheiden van de inhoud; een verklaring over een derde wordt niet zonder beoordeling als vaststaand feit verwerkt.

2.3 Ook praktische afspraakgegevens kunnen gezondheidsinformatie of andere gevoelige informatie onthullen. De Praktijk beperkt de verwerking tot wat voor het betreffende doel noodzakelijk is. Bij indirect verkregen gegevens wordt de vereiste informatie aan de betrokkene verstrekt, behoudens een toepasselijke wettelijke uitzondering.

2.4 Indien bepaalde gegevens noodzakelijk zijn voor een aanvraag, overeenkomst of wettelijke verplichting, wordt dit bij de verzameling aangegeven. Het ontbreken daarvan kan de betreffende dienstverlening belemmeren. Facultatieve gegevens worden als zodanig onderscheiden.

3.1 Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor welbepaalde doeleinden en op een voor de concrete verwerking toepasselijke rechtsgrondslag. De onderstaande doeleinden en grondslagen worden overeenkomstig de aard en noodzakelijkheid van de betreffende verwerking toegepast.

Organiseren van een op verzoek aangevraagde kennismaking of dienst — Artikel 6 lid 1 onder b AVG: noodzakelijke precontractuele handelingen of uitvoering van de overeenkomst

Uitvoeren van overeengekomen onderzoek en behandeling — Artikel 6 lid 1 onder b AVG

Bijhouden van een wettelijk verplicht behandeldossier — Artikel 6 lid 1 onder c AVG, in samenhang met de toepasselijke dossierplicht

Facturatie en verplichte fiscale administratie — Artikel 6 lid 1 onder b AVG voor facturatie; artikel 6 lid 1 onder c AVG voor wettelijke administratieve verplichtingen

Bescherming van technische werking en voorkoming van misbruik — Artikel 6 lid 1 onder f AVG: het gerechtvaardigde belang bij betrouwbare en veilige dienstverlening, onder voorbehoud van noodzakelijkheid en belangenafweging

Afhandeling van klachten en juridische aanspraken — Artikel 6 lid 1 onder c AVG voor een toepasselijke wettelijke verplichting; artikel 6 lid 1 onder f AVG voor noodzakelijke rechtsbescherming waar daarop een beroep kan worden gedaan

Afzonderlijk omschreven facultatieve verwerking waarvoor toestemming wordt gevraagd — Artikel 6 lid 1 onder a AVG

3.2 Voor bijzondere persoonsgegevens is daarnaast een toepasselijke uitzondering van artikel 9 AVG vereist. Bij noodzakelijke zorgverwerking wordt artikel 9 lid 2 onder h AVG uitsluitend toegepast voor zover aan de wettelijke zorg- en geheimhoudingsvoorwaarden is voldaan. Bij noodzakelijke verwerking voor rechtsvorderingen kan artikel 9 lid 2 onder f AVG van toepassing zijn. Uitdrukkelijke toestemming wordt uitsluitend gebruikt waar deze voor het concrete doel geldig en passend is.

3.3 Een gewone verwerkingsgrondslag of toestemming voor een afspraak heft de toepasselijke geheimhoudingsplicht niet op. Gegevens van een tweede deelnemer en gevoelige boekingsgegevens worden afzonderlijk beoordeeld; de grondslag voor gegevens van de aanvrager geldt niet automatisch voor ieder ander.

3.4 Toestemming kan worden ingetrokken. Intrekking laat de rechtmatigheid van eerdere verwerking onverlet en beëindigt geen verwerking die op een andere geldige grondslag moet of mag worden voortgezet. Afzonderlijke toestemming wordt niet afgeleid uit het uitsluitend bezoeken van de website of lezen van deze verklaring.

4.1 Behandelgegevens worden vertrouwelijk behandeld overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en professionele verplichtingen. Voor gezamenlijke en individuele contacten worden vooraf afspraken gemaakt over dossiervoering en informatie-uitwisseling.

4.2 Deelname aan gezamenlijke zorg of betaling van een factuur verschaft geen onbeperkt inzagerecht in informatie over een ander. Bij een verzoek om inzage of afschrift worden mede de rechten en vertrouwelijkheid van derden beoordeeld.

4.3 Verstrekking aan een huisarts, werkgever, verzekeraar, familielid of andere deelnemer vindt uitsluitend plaats indien de toepasselijke regels dit toelaten. Waar toestemming vereist is, worden de ontvanger, de informatie en het doel vooraf bepaald. Een beroep op een wettelijke uitzondering wordt afzonderlijk beoordeeld en verantwoord.

4.4 Betrokkenheid bij het samenwerkingsverband geeft een behandelaar niet automatisch toegang tot alle dossiers. Toegang en onderlinge gegevensuitwisseling worden beperkt tot de rol in de zorgverlening, noodzakelijkheid en toepasselijke wettelijke voorwaarden. Bij een zelfstandig ingeschakelde zorgverlener wordt diens privacyrechtelijke rol afzonderlijk vastgesteld; een opdrachtovereenkomst maakt die zorgverlener niet zonder meer tot verwerker.

5.1 De Praktijk gebruikt Medicore voor elektronische behandeldossiers en Google Workspace voor e-mail en agenda. De website bevat koppelingen met Google Calendar, Gmail en Google Meet voor afspraakverwerking, communicatie en online afspraken. Netlify wordt gebruikt voor website- en boekingsfuncties, waaronder opslag ten behoeve van boekingsverwerking en technisch herstel.

5.2 Toegang door een dienstverlener wordt beperkt tot wat voor diens opdracht noodzakelijk is. Indien een dienstverlener als verwerker optreedt, moeten de vereiste verwerkersafspraken van toepassing zijn. Een eventuele zelfstandige verantwoordelijkheid van een ontvanger wordt afzonderlijk vastgesteld.

5.3 Andere ontvangers kunnen, voor zover daadwerkelijk ingeschakeld en rechtmatig noodzakelijk, administratieve dienstverleners, betrokken zorgprofessionals, juridische adviseurs of bevoegde instanties zijn. De facturatie- en boekhoudleverancier wordt na bevestiging aan het ontvangersoverzicht toegevoegd.

5.4 Een gezamenlijke agenda-uitnodiging kan praktische gegevens aan alle geadresseerden verstrekken. De samenstelling en inhoud van uitnodigingen worden daarom afzonderlijk beoordeeld. Persoonlijke beheerlinks geven toegang tot afspraakbeheer en dienen vertrouwelijk te worden bewaard.

6.1 Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder relevante toegang vanuit een derde land, vindt uitsluitend plaats met inachtneming van hoofdstuk V AVG.

6.2 De toepasselijke doorgiften, betrokken leveranciers en waarborgen worden gespecificeerd op basis van de daadwerkelijk gebruikte diensten en instellingen. Bij gebruik van een adequaatheidsbesluit of contractuele waarborg worden de toepasselijkheid en, waar nodig, aanvullende maatregelen beoordeeld.

6.3 Informatie over de toepasselijke waarborgen en de wijze waarop een afschrift daarvan kan worden verkregen, kan via het privacycontact worden opgevraagd. Vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens van derden kunnen daarbij worden afgeschermd voor zover rechtmatig.

7.1 Een behandeldossier waarop artikel 7:454 BW van toepassing is, wordt in beginsel 20 jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging. Een langere termijn geldt indien dit uit een wettelijke verplichting of de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Verzoeken tot eerdere vernietiging worden met inachtneming van wettelijke uitzonderingen beoordeeld.

7.2 Verplichte fiscale basisgegevens worden in beginsel 7 jaar bewaard. Deze verplichting rechtvaardigt niet zonder meer het bewaren van behandelinhoud als onderdeel van de fiscale administratie.

7.3 Voor overige gegevens gelden afzonderlijke termijnen of specifieke bewaarcriteria, gebaseerd op het verwerkingsdoel, wettelijke verplichtingen en de noodzaak van rechtsbescherming. Het definitieve bewaarschema omvat contact zonder behandelvervolg, boekings- en e-mailgegevens, technische registraties, klachten en back-ups.

7.4 Het verstrijken van de geldigheid van een beheerlink staat niet gelijk aan verwijdering van de onderliggende gegevens. Verwijderprocedures en herstel uit back-ups moeten rekening houden met toepasselijke bewaarbeperkingen en eerder ingewilligde verwijderverzoeken.

8.1 Voor zover cookies of vergelijkbare technieken worden toegepast, worden doel, aanbieder en bewaartermijn vermeld in de bijbehorende informatie. Niet-noodzakelijke toepassingen waarvoor toestemming is vereist, worden uitsluitend overeenkomstig een geldige keuze gebruikt.

8.2 Voorkeuren dienen te kunnen worden aangepast en toestemming dient te kunnen worden ingetrokken. Browseropslag voor voorkeuren staat los van het behandeldossier. De feitelijke werking van externe inhoud en scripts maakt onderdeel uit van deze beoordeling.

8.3 Indien geautomatiseerde besluitvorming of profilering wordt toegepast, wordt de betrokkene daarover geïnformeerd overeenkomstig de toepasselijke wettelijke vereisten, waaronder informatie over de betrokken logica, het belang en de verwachte gevolgen waar vereist.

9.1 Een betrokkene kan, onder de toepasselijke wettelijke voorwaarden, verzoeken om inzage, afschrift, rectificatie, aanvulling, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kan bezwaar worden gemaakt.

9.2 Verzoeken kunnen worden ingediend via info@nfspsychologie.nl. De Praktijk verifieert de identiteit op een proportionele wijze. Een volledige kopie van een identiteitsdocument wordt niet standaard verlangd.

9.3 Binnen 1 maand na ontvangst wordt informatie verstrekt over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven en wordt het verzoek uitgevoerd voor zover dit moet worden ingewilligd. Bij de in de AVG toegestane complexiteit of hoeveelheid verzoeken kan de termijn met maximaal 2 maanden worden verlengd. De betrokkene wordt binnen de eerste maand geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvan. Een specifiek toepasselijke kortere wettelijke termijn blijft gelden.

9.4 Verzoeken worden in beginsel kosteloos behandeld. Een beperking of weigering wordt gemotiveerd, met vermelding van de beschikbare rechtsmiddelen. Wettelijke bewaarplichten en rechten van derden kunnen de uitoefening van een recht beperken.

9.5 Een betrokkene kan rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl of zich wenden tot een bevoegde rechter. Voorafgaande afhandeling door de Praktijk is geen verplichte voorwaarde voor een klacht bij de toezichthouder.

10.1 De Praktijk is verantwoordelijk voor passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard, omvang en risico's van de verwerking. Toegangsbeperking, zorgvuldig beheer en beoordeling van incidenten maken deel uit van de te waarborgen gegevensbescherming.

10.2 Beveiligingsincidenten worden beoordeeld op de gevolgen voor persoonsgegevens en de toepasselijke meldverplichtingen. Waar de wet dit vereist, worden de bevoegde toezichthouder en getroffen betrokkenen geïnformeerd. Beveiligingsmaatregelen houden geen garantie in dat ieder risico kan worden uitgesloten.

10.3 De vastgestelde privacyverklaring vermeldt een versie en ingangsdatum. Wezenlijke wijzigingen worden op passende wijze bekendgemaakt. Wijziging van deze verklaring vormt geen zelfstandige rechtsgrondslag voor een nieuw verwerkingsdoel.